Є безліч інструментів які допомагають організувати обєм роботи над проектом, візуалізуючи його. У статті розглянемо два поширений інструмента, а саме - діаграму Ганта (Gantt chart) та дорожню карту, роадмапу (Roadmap).
Отже, погнали
Діаграма Ганта - це діаграма низькорівневого планування проекту, де можна побачити початок проекту, дату його завершення та список всіх завдань які необхідні для виконання.
Роадмапа - це діаграма високорівневого планування, яка показує початок проекту, дату його завершення та ключові майлстоуни, які необхідні для виконання проекту.
Якщо простими словами то, діаграма Ганта дуже проста для команди, оскільки показує кожне окреме завдання, яке повинен виконати кожний окремий учасник команди. І в той самий час, вона складна для людини, яка не має відношення до проекту, оскільки містить величезну кількість завдань, які необхідні для досягнення проектних цілей.
Роадмапа навпаки - легка для людини, яка не має відношення до проекту, оскільки показує ключові блоки завдань, які необхідно виконати для реалізаціє проекту. І в той самий момент важка для команди, оскільки великі блоки завдань ніяк не деталізовані, і команда не розуміє деталей, що саме робити.
У кожного з цих інструментів є свої як плюси, так і мінуси.
Проектний менеджер повинен самостійно підібрати який інструмент йому використовувати на проекті в залежності від наступних факторів: величини проекту, запитів його керівника/організації, запитів замовника проекту, власного досвіду і т.п.
Розглянемо детальніше
ДІАГРАМУ ГАНТА
Що можна побачити на діаграмі:
- Всі завдання, які включає в себе проект.
- Дати початку і закінчення проекту.
- Тривалість завдань: коли вони починаються, закінчуються та залежності між цими завданнями.
- Скільки часу займе кожне завдання.
- Хто працює над кожним конкретним завданням.
- Способи об’єднати завдання.
Залежності між завданнями можуть бути послідовними (коли наступна задача може бути розпочата лише після завершення попередньої) або паралельними (коли декілька завдань можуть виконуватися одночасно).
Кількість параметрів які буде показувати діаграма Ганта залежить від інструменту, який ви виберете для її побудови (Excel або будь-який онлайн інструмент).
Переваги використання діаграми Ганта:
- Чітке планування: Діаграма Ганта допомагає чітко визначити всі задачі, терміни та залежності, що робить планування проекту більш ефективним та допомагає командам легко зрозуміти куди вони рухаються.
- Відстеження прогресу: Завдяки візуальному представленню проекту, діаграма Ганта дозволяє легко відстежувати його прогрес та виявляти проблеми на ранніх стадіях.
- Краща комунікація: Діаграма Ганта може використовуватися для спілкування з командою та зацікавленими сторонами, щоб забезпечити чітке розуміння проекту та його цілей.
- Підвищення відповідальності: Допомагає чітко визначити відповідальних за кожне завдання.
Недоліки діаграми Ганта:
- Складність: створення та оновлення діаграми Ганта може бути складним завданням, особливо для великих проектів та для проджектів без досвіду.
- Складність для розуміння: діаграма Ганта має багато деталей і може бути складною для розуміння людям, які не знайомі з проектом.
- Часта переробка діаграми Ганта може стати складною, якщо ви не підберете простий інструмент для ведення діаграми.
- Негнучкість: діаграма Ганта не дуже гнучка для змін, тому будь-які зміни в проекті можуть потребувати значного коригування діаграми.
Коли використовувати діаграму Ганта:
- Проекти з чітко визначеними завданнями та термінами.
- Невеликі та середні проекти.
- Проекти, де важливо візуалізувати прогрес.
- Проекти з чітко визначеними ролями та відповідальністю.
Розглянемо детальніше
ROADMAP
Що можна побачити на діаграмі:
- Чітко визначені кінцеві цілі проекту, які розбиті на дрібні етапи.
- Візуалізація послідовності етапів, необхідних для досягнення цілей
- Терміни, які необхідні для виконанням кожного етапу.
- Дозволяє відстежувати прогрес проекту, візуалізуючи завершені та незавершені етапи.
Так само як діаграма Ганта, список параметрів, який ви який показуватиме ваша родмапа залежить від інструменту який ви виберете для її побудови.
Переваги використання Roadmap:
- Чітке бачення: забезпечує чітке розуміння цілей та напрямку проекту для всіх учасників.
- Підвищення комунікації: сприяє кращому спілкуванню та співпраці між командами, можна використовуватися для спілкування з командою та стейкхолдерами, щоб забезпечити чітке розуміння цілей проекту.
- Краще планування: допомагає краще планувати ресурси, час та бюджет.
- Гнучкість: дозволяє гнучко реагувати на зміни пріоритетів та умов.
- Мотивація: мотивує команду, візуалізуючи прогрес та шлях до успіху.
Недоліки використання роадмапи:
- Складність: створення та оновлення роадмапи може бути складним завданням для великих проектів.
- Відсутність деталей: роадмапа не дає детальної інформації про задачі, терміни та залежності.
- Складність у плануванні: не може використовуватися для детального планування проекту.
- Нестабільність: роадмапа може змінюватися з часом, що може призвести до плутанини та демотивації команди.
- Необхідність постійного оновлення: roadmap потребує регулярного оновлення, щоб відповідати актуальному стану проекту.
Коли використовувати roadmap:
- Проекти з високим рівнем невизначеності.
- Коли треба описати стратегічні ініціатив, які допоможуть організації досягти своїх цілей.
- Продукти з довгим життєвим циклом.
- Проекти, де важливо згуртувати команду, даючи їм уявлення про те, куди йде проект.
Резюмуючи, діаграма Ганта та роадмапа - це два незамінні інструменти для чіткої візуалізації та планування проектів. Вибір кращого інструменту залежить від вашого проекту.
Діаграма Ганта, коли: чітко визначені завдання, невеликі та середні проекти, потрібна детальна візуалізація прогресу.
Роадмапа коли: високий рівень невизначеності, треба зобразити стратегічні ініціативи, для проектів з довгим життєвим циклом (по довжині - довше 6 міс.)
Почитати додатково:
User Stories vs Use Cases: Як обрати правильний інструмент для розуміння потреб користувачів?
Все, що треба знати про SDLC. Простий посібник для початківців
Ще немає коментарів