Планування проекту. Посібник для проектних менеджерів-початківців

Управління проектом – це послідовний процес, який складається з кількох ключових етапів. Першим таким етапом є ініціація проекту, під час якої визначаються основні цілі, ресурси, команда та план дій. Детальніше дивіться в статті Ініціація проекту. Посібник для проектних менеджерів-початківців, де розглянуто всі основні аспекти початкового етапу.

Після успішної ініціації проекту настав час перейти до другої фази - планування. Саме на цьому етапі визначається, як саме буде реалізований проект, які ресурси знадобляться, як будуть розподілені завдання та яким чином відбуватиметься комунікація між учасниками команди. Детальне планування дозволяє уникнути потенційних ризиків та забезпечити стабільний хід виконання робіт.

Що таке етап Планування проекту

Планування проекту - це фундамент, на якому будується успіх усього проекту. На цьому етапі відбувається деталізація всіх аспектів проекту: від обсягу робіт до розподілу ресурсів та управління ризиками. Без чітко спланованого підходу команда ризикує зіткнутися з неочікуваними труднощами, що можуть призвести до затримок або перевищення бюджету.

Список завдань, які необхідно виконати на етапі планування, може суттєво відрізнятися залежно від специфіки проекту. Для короткотривалого проекту процес планування буде значно простішим, ніж для довгострокового. Є багато факторів, які можуть впливати на складність та обсяг роботи на даному етапі.

До них відносять:

• тривалість проекту: короткі проекти вимагають швидкої організації, тоді як довгі - передбачають ретельний аналіз і детальне планування;
• вимоги замовника: різні замовники можуть мати специфічні запити щодо гнучкості, звітності чи рівня деталізації плану;
• корпоративні вимоги: у деяких компаніях можуть існувати встановлені стандарти планування, яким потрібно відповідати.
• командна структура: чим більше людей залучено, тим важливіше чітко розподілити ролі, встановити комунікаційні канали та створити систему контролю.

Вне залежності від цих факторів, існує список завдань, з якими проектний менеджер точно зіштовхнеться на етапі планування. А саме:

1. Проведення стартової зустрічі (kick-off meeting)
2. Визначення зацікавлених осіб (стейкхолдерів)
3. Розробка плану комунікації
4. Збір та аналіз вимог до проекту
5. Створення WBS (work breakdown structure)
6. Розробка дорожньої карти (roadmap) або діаграми Ганта (Gantt chart)
7. Виявлення ризиків та розробка стратегії їхнього управління

Розглянемо по порядку.

1) Проведення стартової зустрічі (kick-off meeting)

Після затвердження статуту проекту (детальніше тут - Ініціація проекту. Посібник для проектних менеджерів-початківців) настає час для проведення стартової зустрічі. Це перша офіційна зустріч команди проекту та ключових стейкхолдерів.

Основна мета цієї зустрічі:

• Ознайомити команду з цілями проекту.
• Розподілити ролі та обов'язки.
• Визначити ключові етапи та узгодити графік.
• Встановити канали комунікації та узгодити очікування.

На цьому етапі важливо створити позитивний настрій та налаштувати команду на продуктивну роботу. Успішна стартова зустріч задає тон подальшій співпраці.

2) Визначення зацікавлених осіб (стейкхолдерів)

Кожен проект має свою групу зацікавлених осіб (стейкхолдерів) - тих, хто впливає на процес проекту або залежить від його результатів. Важливо не лише визначити їх, а й зрозуміти рівень їхньої зацікавленості та впливу на проект. Для ефективного управління зацікавленими сторонами створюється матриця стейкхолдерів, яка допомагає визначити їх рівень впливу та очікування від проекту.

Про зацікавлених осіб тут - Стейкхолдери проекту: хто вони, як їх визначити та чому вони важливі для успіху проекту.

3) План комунікації

Комунікація - це один із найважливіших аспектів успішного управління проєктом. Чітко продуманий план комунікації дозволяє уникнути хаосу та непорозумінь. Зазвичай він включає:

• Визначення основних каналів зв’язку (email, slack, zoom тощо);
• Частоту проведення зустрічей та звітності;
• Призначення відповідальних за оновлення статусу проекту.

Приклад плану комунікації:

4) Збір та аналіз вимог

На етапі ініціації проекту ви вже отримали перші високорівневі вимоги від замовника. Ці вимоги можуть бути сформульовані у вигляді загальних очікувань чи бізнес-цілей. Проте для ефективного планування та успішної реалізації проекту важливо не лише отримати ці вимоги, а й проаналізувати їх, деталізувати та перевести в конкретні задачі для команди.

Якщо на етапі планування бракує необхідної інформації або вимоги залишаються нечіткими, то їх необхідно виявити і зазвичай цим займається бізнес-аналітик. Однак, якщо бізнес-аналітика в команді немає, то цю функцію може виконувати проектний менеджер. У такому випадку він відповідає за: організацію зустрічей з замовником та командою для уточнення вимог; визначення обов’язкових та бажаних функцій проекту; узгодження отриманих вимог та їх документування.

Детальніше, про вимоги та що з ними робити:

• Методи збору вимог для IT-проектів
• Збір проектних вимог, методи - Інтерв'ю та Аналіз існуючої документації
• Збір проектних вимог, методи - Анкетування та Мозковий штурм

5) Створення WBS

Work Breakdown Structure (WBS) - це ієрархічна структура, яка допомагає розбити проект на дрібніші завдання. Основна мета WBS: дати чітке уявлення про обсяг робіт та визначити відповідальних осіб за кожне завдання.

Як працює WBS:

• На основі зібраних вимог проект розбивається на великі блоки, що відповідають основним етапам.
• Кожен блок деталізується на менші завдання, які можна оцінити та розподілити між командою.
• Завдання структуруються у вигляді таблиці або діаграми, що дозволяє краще координувати виконання.

Детально про це тут WBS: Що це таке та як його використовувати у проекті? 

Приклад (щоб зрозуміти що таке A, B, C - прочитайте статтю "WBS: Що це таке..")

6) Розробка дорожньої карти (roadmap) та/або діаграма Ганта

Вибір між дорожньою картою та діаграмою Ганта залежить від типу та цілей проекту. Якщо необхідно представити загальний напрямок розвитку проекту, ключові етапи та стратегічні цілі без заглиблення в деталізацію завдань, використовується дорожня карта (roadmap). Вона корисна для довгострокових проектів, особливо коли важливо донести бачення до стейкхолдерів або узгодити загальні пріоритети.

Діаграма Ганта (Gantt chart), навпаки, застосовується, коли потрібно деталізувати всі завдання проекту, визначити їх послідовність, часові межі та залежності між етапами. Вона ідеально підходить для операційного управління та контролю за виконанням проекту.

Детальніше тут:

Діаграма Ганта vs Роадмапа. Вибір кращого інструменту візуалізації для вашого проекту

7) Аналіз ризиків

Управління ризиками є важливим етапом планування, що допомагає виявити потенційні загрози та мінімізувати їхній вплив на проект. Ризики можуть стосуватися термінів, бюджету, ресурсів або зовнішніх факторів.

Детальніше про ризики та що з ними робити:  Як приборкати ризики проекту. Посібник для проектного менеджера

Приклад плану ризиків (Risk log):

Виконання всіх цих кроків означає, що етап планування завершено успішно, і проект має чітку структуру, визначені цілі, розподілені ресурси та готову стратегію управління ризиками. Завдяки детальному плануванню команда має розуміння всіх етапів роботи, що дозволяє уникнути хаосу та забезпечує контрольований розвиток проекту.

Наступним кроком є етап виконання, де всі заплановані завдання починають реалізовуватися, і проект переходить у фазу активної роботи.

Навігатор для пошуку статтей по сайту тут.