Збір проектних вимог, методи - Інтерв'ю та Аналіз існуючої документації

У класичній схемі розробки програмного забезпечення збір вимог традиційно є прерогативою бізнес-аналітика. Проте в реаліях сучасних IT-компаній, особливо невеликих та середніх, ця роль часто відсутня. У таких випадках відповідальність за збір вимог лягає на плечі проектного менеджера.
 Це не просто додаткове навантаження, а унікальна можливість для ПМів розширити свій професійний кругозір та налагодити тісніший контакт із замовником. Глибоке розуміння потреб клієнта, яке приходить зі збором вимог, є запорукою успішної реалізації проекту.

Якщо ви ПМ початківець і вам ще ні разу не доводилося збирати вимоги, то рекомендую почати з загальним ознайомленням методів збору вимог, які описані тут. 

Поточна стаття призначена для тих, хто вже має базові знання та хоче глибше розібратися в конкретних методах збору вимог.

Отже, розглянемо детально два ефективні методи збору вимог: інтерв'ю та аналіз існуючої документації.

ЗБІР ВИМОГ МЕТОДОМ ІНТЕРВ'Ю 

Інтерв'ю – це безпосереднє спілкування з замовником та іншими зацікавленими сторонами, що дозволяє отримати цінну інформацію про їхні потреби, очікування та бачення проекту.

Як проводити

1. Визначення учасників. Сформуйте команду для інтерв'ю. Запросіть технічного спеціаліста (тімліда або розробника), який зможе відповісти на технічні запитання та уточнити деталі. Залучення різних експертів допоможе отримати більш повну картину вимог.

2. Створення списку запитань. Заздалегідь підготуйте список запитань, які допоможуть вам розкрити потреби та очікування замовника. Запитання мають бути чіткими, конкретними та спрямованими на отримання детальної інформації. Наприклад:

   • Які основні цілі ви хочете досягти за допомогою цього проекту.
   • Які фічі ви вважаєте найважливішими.
   • Опишіть, як ця фіча повинна працювати.
   • Як ви уявляєте собі ідеальний результат проекту.
   • Які обмеження або ризики ви бачите.

3. Планування та підготовка. Заплануйте інтерв'ю у зручний для всіх учасників час. Підготуйте необхідні матеріали: список запитань, диктофон або інший засіб запису, блокнот та ручку для нотаток.

4. Проведення інтерв'ю. Задавайте підготовлені запитання, уважно слухайте відповіді та ставте уточнювальні запитання. Заохочуйте замовника до розгорнутих відповідей та висловлення своїх думок.

5. Фіксація та обробка інформації. Робіть нотатки під час інтерв'ю або записуйте розмову на диктофон. Після інтерв'ю перегляньте записи, структуруйте отриману інформацію та виділіть ключові вимоги.

6. Підтвердження результатів. Підготуйте короткий звіт з результатами інтерв'ю, в якому опишіть виявлені вимоги та узгодьте його з замовником. Це допоможе уникнути непорозумінь та переконатися, що ви правильно зрозуміли його потреби.

Для яких проектів використовувати

Інтерв'ю є універсальним методом збору вимог, який підходить для більшості проектів. Однак, він особливо ефективний у таких випадках:

• Складні або неоднозначні вимоги. Інтерв'ю дозволяє детально обговорити складні аспекти проекту та уточнити незрозумілі моменти.
• Глибоке розуміння потреб. Особисте спілкування допомагає краще зрозуміти потреби, очікування та мотивацію замовника.
• Різні зацікавлені сторони. Інтерв'ю з різними стейкхолдерами дозволяє зібрати різні точки зору та врахувати інтереси всіх учасників проекту.
• Високий рівень невизначеності. Інтерв'ю з експертами допомагає отримати цінну інформацію та знизити ризики проекту.

ЗБІР ВИМОГ МЕТОДОМ АНАЛІЗУ ІСНУЮЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Аналіз існуючої документації – це ефективний спосіб отримати початкове розуміння проекту та виявити ключові вимоги, особливо якщо замовник вже має певну документацію, таку як бізнес-плани, технічні завдання, звіти, прототипи або посібники користувача.

Як проводити

1. Збір всієї доступної документації. Зверніться до замовника та зберіть всі документи, які стосуються проекту. Це можуть бути бізнес-плани, технічні завдання, звіти, прототипи, посібники користувача, маркетингові матеріали, записи попередніх зустрічей тощо. Чим більше інформації ви отримаєте, тим повнішим буде ваше розуміння проекту.

2. Формування команди для аналізу. Залучіть до аналізу документації не лише себе, а й інших членів команди, особливо тих, хто має технічну експертизу. Це можуть бути розробники, дизайнери, тестувальники. Їхні знання та досвід допоможуть вам глибше зрозуміти технічні аспекти проекту та виявити потенційні ризики.

3. Уважне вивчення документації. Ретельно проаналізуйте зібрані документи, виділяючи ключові вимоги, обмеження, припущення та очікування замовника. Зверніть увагу на суперечності або невідповідності між різними документами.

4. Виявлення прогалин та уточнення вимог. Визначте, яка інформація відсутня або потребує уточнення. Створіть список запитань для замовника та проведіть додаткові зустрічі або обговорення, щоб заповнити прогалини та отримати чітке розуміння вимог. Можна використати метод інтерв'ю.

5. Структурування вимог. Систематизуйте виявлені вимоги за категоріями (функціональні, нефункціональні, бізнес-вимоги) або за розділами проекту (наприклад, "Профіль користувача", "Сторінка контактів", "Сторінка замовлень"). Це допоможе вам створити чітку структуру проекту та полегшить подальшу роботу.

6. Підтвердження вимог із замовником. Надішліть замовнику структурований перелік вимог та попросіть його підтвердити, що ви правильно зрозуміли його потреби та очікування. Це дозволить уникнути непорозумінь у майбутньому та забезпечить, що ви рухаєтеся у правильному напрямку.

• Наявність значного обсягу документації. Якщо замовник надав вам багато документів, що стосуються проекту, аналіз цієї документації може стати відмінним стартом для збору вимог.
• Обмежений час та ресурси. Цей метод дозволяє швидко отримати попереднє розуміння проекту та виявити ключові вимоги, не витрачаючи багато часу та ресурсів на проведення численних зустрічей та інтерв'ю.
• Проект є продовженням або розширенням існуючої системи. Якщо проект базується на існуючій системі, аналіз документації допоможе вам зрозуміти її архітектуру, функціональність та обмеження.
• Замовник має чітке бачення проекту. Якщо замовник має добре сформульоване бачення проекту, аналіз документації допоможе вам переконатися, що ви правильно зрозуміли його ідеї та очікування.
• Необхідно отримати попереднє розуміння проекту. Якщо ви тільки починаєте роботу над проектом, аналіз документації допоможе вам швидко ознайомитися з його контекстом та сформулювати попередній план дій.
• Якщо ви зайшли на проект не з самого початку. Якщо до вас був інший проектний менеджер, який передав вам проект, то перше з чого треба вам почати - це зібрати вимоги проаналізувавши існуючу документацію.

Вибір методу збору вимог залежить від специфіки проекту, доступних ресурсів та уподобань замовника. Інтерв'ю дозволяє отримати глибоке розуміння потреб та очікувань замовника, тоді як аналіз документації допомагає швидко зібрати та систематизувати інформацію. Використовуючи обидва методи в поєднанні, можна отримати повну картину вимог та забезпечити успішну реалізацію проекту.

Незалежно від обраного методу, важливо пам'ятати про ключові принципи збору вимог:

• Активно слухати, ставити уточнюючі запитання та перефразовувати слова замовника, щоб переконатися, що ви правильно зрозуміли потреби.
• Формулювати вимоги чітко та конкретно, уникаючи двозначностей та незрозумілих термінів.
• Ретельно фіксувати всі виявлені вимоги, щоб уникнути непорозумінь та забезпечити прозорість процесу.
• Підтримувати регулярний контакт з замовником та іншими зацікавленими сторонами, щоб уточнювати вимоги, обговорювати прогрес та вирішувати проблеми.

Збір вимог методом Анкетування та Мозкового штурму тут