Електронна пошта - незамінний інструмент у роботі проектного менеджера, що використовується для комунікації з командою, клієнтами та стейкхолдерами. Проте, не всі листи однаково ефективні. Погано написаний лист може заплутати, викликати непорозуміння і навіть нашкодити вашим діловим стосункам.
Поради у статті допоможуть писати ефективні електронні листи, навіть якщо ви тільки починаєте свій шлях у проектному менеджменті.
Основні правила ефективного листа
1) Інформативний заголовок
Заголовок – це перше, що бачить отримувач. Він повинен бути:
- Чітким: Використовуйте ключові слова, які чітко описують суть листа.
- Коротким: Не більше 50 символів.
- Змістовним: Заголовок має давати понять, про що йдеться в листі.
Приклад:
- "Уточнення вимог до проекту"
- "Запит на затвердження бюджету проекту [назва проекту]"
2) Правильне визначення отримувачів
- У полі "Кому" вказуйте лише тих, кому дійсно потрібна інформація або від кого очікується дія.
- CC (копія) - використовуйте для тих, кого слід поінформувати, але від кого не очікується відповіді.
- BCC (прихована копія) - використовуйте лише у виняткових випадках, коли необхідно зберегти конфіденційність отримувачів.
3) Переходьте до суті
Не витрачайте час на довгі вступи. Почніть лист з чіткого пояснення, чого ви хочете.
Приклад: "Хочу познайомитися та призначити зустріч сьогодні о 15:00, щоб обговорити наші перші кроки."
4) Чіткий заклик до дії
Кожен лист має закінчуватися чітким закликом до дії, який підкаже отримувачу, що ви від нього очікуєте.
Приклад: "Будь ласка, підтвердіть, чи підходить вам сьогодні о 15:00?"
5) Один лист – одна тема
Не намагайтеся вирішити всі свої проблеми в одному листі. Зосередьтеся на одній темі та сформулюйте один чіткий заклик до дії.
6) Лаконічність
Ніхто не любить читати довгі листи. Намагайтеся зробити ваш лист максимально коротким, чітким та зрозумілим, використовуючи прості речення.
7) Уніфікований підпис
Створіть стандартний підпис, який буде автоматично додаватися до ваших листів. Він повинен містити ваше ім'я, посаду, назву компанії, контактні дані.
Додаткові поради:
- Використовуйте професійний тон та ввічливу мову.
- Перевіряйте граматику та орфографію перед відправкою.
- Відповідайте на листи своєчасно.
- Структуруйте лист за допомогою абзаців та заголовків.
- Використовуйте форматування (напівжирний, курсив) для виділення важливої інформації.
Додатково:
Як підвищити продуктивність проджект-менеджера.
10 книг, які допоможуть розвинути менеджерські навички
Затребуваний менеджер IT-проектів майбутнього: хто він та як ним стати?
Ще немає коментарів