Як приборкати Ризики проекту. Посібник для проектного менеджера

Купу разів чули про ризики, але не знаєте, що з ними робити? Ця стаття допоможе вам розібратися! 

Досвідчені проектні менеджери знають: "Якщо ПМ навчиться управляти ризиками, то більше нічого можна не робити"

Чому? Бо ризики – це всеосяжна тема, яка охоплює всі аспекти роботи ПМ. 

Пояснюю ⤵️

ЩО ТАКЕ РИЗИКИ

Ризики – це потенційні події або ситуації, які можуть негативно вплинути на ваш проект. Вони можуть виникнути з різних причин: технічних проблем, затримок, змін у вимогах замовника або навіть через людський фактор.

Управління ризиками – це не просто модний термін. Це ключовий інструмент, який допомагає проектним менеджерам:

• Передбачати проблеми. Виявити потенційні ризики до того, як вони стануть серйозними проблемами.
• Мінімізувати негативний вплив. Розробити план дій, щоб зменшити або усунути вплив ризиків на проект.
• Забезпечити успішне завершення проекту. Збільшити шанси на те, що проект буде завершено вчасно, в рамках бюджету та згідно з вимогами.

ЕТАПИ УПРАВЛІННЯ РИЗИКАМИ 

1) Ідентифікація ризиків

Перший крок роботи з ризиками: їх треба знайти, або ж ідентифікувати. Ідентифікація ризиків - це визначення всіх можливих проблем, які можуть виникнути під час проекту.

Для цього треба:

• Організувати зустріч з командою та провести мозковий штурм, щоб виявити потенційні ризики.
• Вивчити документацію проекту, щоб виявити ризики, які можуть бути пов'язані з вимогами, термінами, бюджетом і т.п.
• Проаналізувати схожі проекти, які були реалізовані раніше у вашій компанії або інших організаціях.
• Звернутися за порадою до досвідченіших колег.
• Скористатися готовими чек-листами ризиків, які можна знайти в інтернеті, це допоможе знайти те що ви, можливо, пропустили.

 Якщо часу обмаль, аналізуйте ризики самостійно або з тім/тех лідом.

Список ризиків, який ви визначили на даному етапі та внесли в таблицю називається - реєстр ризиків або risk log.

2) Аналіз ризиків

Реєстр ризиків, який ви зробили на попередньому етапі необхідно проаналізувати. Для цього треба навпроти кожного ризику прописати його ймовірність та вплив на проект.

Оцінка ймовірності означає ймовірність того, чи станеться цей ризик. Можна використовувати якісну шкалу (наприклад, "висока", "середня", "низька" ймовірність) або кількісну (наприклад, відсотки).

Оцінка впливу значає вплив ризику на проект. Так само, можна використовувати якісну шкалу (наприклад, "високий", "середній", "низький" вплив) або кількісну у відсотках чи у грошовому еквіваленті втрат.

Визначте пріоритетність ризиків, виходячи з їхньої ймовірності та впливу. Ризики з високою ймовірністю та високим впливом потребують найбільшої уваги.

3) Стратегія реагування 

Для того щоб структурувати роботу з ризиками була придумана стратегія реагування на ризикив. Стратегія реагування - це певні дії, які виконують щодо ризиків, щоб забезпечити більш структурований підхід для роботи з ними.

Таких стратегій чотири:

• Уникнення (Avoid) - змініть плани або дії, щоб повністю усунути ризик.
• Зменшення (Mitigate) - зробіть ризик менш ймовірним або зменшіть його вплив.
• Передача (Transfer) - перекладіть відповідальність за ризик на іншу сторону (наприклад, замовника або страхову компанію).
• Прийняття (Accept) - не робіть нічого з ризиком, але будьте готові до наслідків.

Запишіть обрані стратегії до реєстру ризиків.

4) Розробка плану дій

Наступним кроком треба створити план дій для ризиків зі стратегіями уникнення та зменшення.

Transfer - це ви передали ризик комусь, наприклад замовнику чи страховій компанії, accept значить, що ви прийняли, що ризик станеться. Тому на ці дві стратегії немає сенсу писати план.

• Визначте конкретні заходи, які потрібно вжити для реалізації плану дій.
• Призначте відповідальних за виконання кожного заходу.
• Визначте, які ресурси (час, гроші, люди) потрібні для реалізації.
• Встановіть терміни виконання для кожного заходу.

5) Моніторинг та контроль

Даний пункт означає постійне спостереження за існуючими ризиками (наприклад один раз в 2 тижні), та перевірка, чи не з'явилися нові.

Для цього:

• Регулярно переглядайте план управління ризиками та оновлюйте його за потреби.
• Визначте тригери, які можуть сигналізувати про настання нового ризику. Відстежуйте ці тригери та вживайте заходів заздалегідь.
• Збирайте інформацію про хід проекту та можливі ризики з різних джерел.
• Інформуйте команду та зацікавлені сторони про стан ризиків та вжиті заходи.
• Якщо ризик настав або його ймовірність/вплив змінилися, коригуйте план управління ризиками.

Не чекайте, поки ризики стануть проблемами. Дійте на випередження, щоб мінімізувати їхній вплив на проект.

Більше статтей можна знайти тут.